แบบ 57 (Y2K) แบบรายงานเกี่ยวกับการเตรียมความพร้อมเพื่อรองรับปัญหาปี ค.ศ. 2000 บริษัท หาดทิพย์ จำกัด (มหาชน) ประกอบธุรกิจหลักประเภทอุตสาหกรรมน้ำอัดลม โดยมีที่ตั้ง สำนักงานใหญ่ที่ 87/1 ถนนกาญจนวณิชย์ ตำบลบ้านพรุ อำเภอหาดใหญ่ จังหวัดสงขลา 90250 โทรศัพท์ (074) 210-008-18 โทรสาร (074) 210-007 ขอรายงานเกี่ยวกับการเตรียม ความพร้อมเพื่อรองรับปัญหา ปี ค.ศ. 2000 ครั้งที่ 1 ข้อมูลสิ้นสุด ณ วันที่ 31 สิงหาคม 2541 การเตรียมความพร้อมเพื่อรองรับปัญหา ปี ค.ศ. 2000 การวิเคราะห์และประเมิณผลกระทบ บริษัทฯ ทราบว่าปัญหา ปี ค.ศ.2000 จะมีผลกระทบต่อระบบคอมพิวเตอร์พอสมควร หากไม่ ดำเนินการแก้ไข เนื่องจากเครื่องคอมพิวเตอร์และซอฟท์แวร์ที่ใช้อยู่ได้จัดซื้อมาเป็นเวลานานกว่า 4-5 ปีแล้ว ซึ่งในยุคนั้นเครื่องคอมพิวเตอร์และซอฟท์แวร์ส่วนใหญ่ไม่ได้ออกแบบไว้เพื่อรองรับการใช้ งาน ปี ค.ศ. 2000 อีกทั้งอุปกรณ์สำนักงานบางตัว โปรเซสเซอร์ที่ใช้ควบคุมเครื่องจักรในสายงาน การผลิต ก็อาจจะมีปัญหากระทบด้วยเช่นเดียวกัน โดยสรุปคือบริษัทฯ ต้องตั้งคณะทำงานเพื่อเตรียม พร้อมรองรับปัญหาปี ค.ศ.2000 ที่จะเกิดขึ้น หรืออาจจะเกิดต่อไปในอนาคต การเตรียมความพร้อมเพื่อรองรับปัญหา ปี ค.ศ. 2000 บริษัทฯ ได้ตั้งคณะทำงานขึ้น 1 ชุด เพื่อศึกษาถึงปัญหา ผลกระทบ และวิธีแก้ไขปัญหาระบบ คอมพิวเตอร์ในปี ค.ศ.2000 โดยคณะทำงานได้ศึกษาและกำหนดแผนงานโดยสรุปดังนี้ :- 1. INVENTORY สำรวจอุปกรณ์ที่มีหรืออาจจะมีผลกระทบ ทั่วทั้งบริษัทฯ 2. ANALYSIS พิจารณาผลกระทบ 3. CONVERSION PLANING วางแผนแก้ไข 4. IMPLEMENTATION & TESTING ดำเนินการแก้ไขและทดสอบ 5. ACTION ใช้งานจริง ...2/ - 2 - +------------------------+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+------+ |INVENTORY +-----+-----+ | | | | | | | +------------------------+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+------+ |ANALYSIS | ---+-----+-----+-- | | | | | | +------------------------+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+------+ |CONVERSION & PLANING | +-----+-----+-----+-- | | | | | +------------------------+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+------+ |IMPLEMENTATION & TESTING| | ---+-----+-----+-----+-----+-----+-----+ | +------------------------+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+------+ | ACTION | | | | | | | | +------+ +------------------------+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+------+ | |พค.41|มิย.41|กค.41|สค.41|กย.41|ตค.41|พย.41|ธค.41|ปี 2542| +------------------------+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+-----+------+ การประเมิณผล จากการที่ได้ตรวจสอบอุปกรณ์สำนักงาน อุปกรณ์โรงงาน เครื่องคอมพิวเตอร์ และซอฟท์แวร์ พบว่าสามารถแยกเป็นหมวดหมู่ได้ดังนี้ 1. มีผลกกระทบกับปี ค.ศ.2000 2. ไม่มีผลกระทบกับปี ค.ศ.2000 3. สงสัย การวางแผนแก้ไข หลังจากที่ได้แยกหมวดหมู่อุปกรณ์ต่างๆ ไว้แล้ว ทีมงานได้วางแผนหาทางแก้ไขกับอุปกรณ์ที่มีผล กระทบกับปี ค.ศ.2000 โดยมีวิธี 2 วิธี คือ 1. แก้ไขเองโดยใช้ทีมงานของบริษัทฯ 2. แก้ไขโดยใช้การว่าจ้างบุคคลภายนอก ...3/ - 3 - ผลกระทบของปัญหาปี ค.ศ.2000 ต่อการดำเนินธุรกิจ 1. ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นต่อระบบคอมพิวเตอร์ และระบบการจัดการภายในองค์กร +-------------------+-----------------------+-----------+----------+----------+ | รายการ | ผลกระทบ | ความรุนแรง | การแก้ไข | ความสำคัญ | | | | ของปัญหา | | | +-------------------+-----------------------+-----------+----------+----------+ | 1.1 ระบบบัญชี | ไม่มี ตรวจสอบกับผู้ขายแล้ว | ไม่มี | - | - | +-------------------+-----------------------+-----------+----------+----------+ | 1.2 ระบบการปฏิบัติการ| บางโปรแกรมในระบบปฏิบัติ | เล็กน้อย | UPGRADE | ปานกลาง | | WINDOWS 3.11 | การ รายงานเรื่องวัน,เดือน | | PROGRAM | | | | ปี ผิดพลาด | | | | +-------------------+-----------------------+-----------+----------+----------+ | 1.3 ระบบจัดการฐาน | การเก็บข้อมูลจะสับสนเรื่อง | รุนแรง | ใช้ TEAM | มาก | | ข้อมูล | ปี 1900 กับปี 2000 ส่งผล | |PROGRAMER | | | | ให้การออกรายงานต่างๆ | |ภายใน | | | | ผิดพลาด | | | | +-------------------+-----------------------+-----------+----------+----------+ | 1.4 ระบบปฏิบัติการ | บางคำสั่งในระบบปฏิบัติการ | เล็กน้อย | UPGRADE | ปานกลาง | | เครือข่าย | อาจทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์ | | PROGRAM | | | | ค้าง(HANG) | | | | +-------------------+-----------------------+-----------+----------+----------+ | 1.5 เครื่องโทรสาร | ไม่มี | - | - | - | +-------------------+-----------------------+-----------+----------+----------+ | 1.6 กล้องถ่ายรูป | ไม่มี | - | - | - | +-------------------+-----------------------+-----------+----------+----------+ | 1.7 เครื่องคิดเลข | ไม่มี | - | - | - | +-------------------+-----------------------+-----------+----------+----------+ ...4/ - 4 - +-------------------+-----------------------+-----------+----------+----------+ | รายการ | ผลกระทบ | ความรุนแรง | การแก้ไข | ความสำคัญ | | | | ของปัญหา | | | +-------------------+-----------------------+-----------+----------+----------+ | 1.8 เครื่องถ่ายเอกสาร| ไม่มี | - | - | - | +-------------------+-----------------------+-----------+----------+----------+ | 1.9 ตู้สาขาโทรศัพท์ | สงสัย | ปานกลาง |ตรวจสอบจาก| ปานกลาง | | | | |ผู้ขาย | | +-------------------+-----------------------+-----------+----------+----------+ |1.10 ระบบ BILLING | รายงานข้อมูลผิดพลาด | ปานกลาง | แก้ไข | ปานกลาง | | | | | โปรแกรม | | | | | |พิมพ์รายงาน | | +-------------------+-----------------------+-----------+----------+----------+ |1.11 วิทยุติดตามตัว | ไม่มี | - | - | - | +-------------------+-----------------------+-----------+----------+----------+ |1.12 เครื่องคอมพิวเตอร์| มี | เล็กน้อย |นำไปใช้งาน | เล็กน้อย | | ชนิด 386 | | |แบบ STAND | | | | | |ALONE โดย | | | | | |ไม่เชื่อมต่อกับ| | | | | |เครื่องใดๆ | | +-------------------+-----------------------+-----------+----------+----------+ |1.13 เครื่องคอมพิวเตอร์| มี | ปานกลาง |แก้ไขวันที่เริ่ม| ปานกลาง | | ชนิด 486 | | |ต้นปี 2000 | | | | | |ให้ถูกต้อง | | +-------------------+-----------------------+-----------+----------+----------+ |1.14 เครื่องคอมพิวเตอร์| ไม่มี | - | - | - | | ชนิด PENTIUM | | | | | +-------------------+-----------------------+-----------+----------+----------+ ....5/ - 5 - 2. ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นต่อการดำเนินธุรกิจโดยทั่วไป +-------------------+-----------------------+-----------+----------+----------+ | รายการ | ผลกระทบ | ความรุนแรง | การแก้ไข | ความสำคัญ | | | | ของปัญหา | | | +-------------------+-----------------------+-----------+----------+----------+ |2.1 ระบบการผลิต | ไม่มี | ไม่มี | - | - | +-------------------+-----------------------+-----------+----------+----------+ |2.2 ระบบบริการ | ไม่มี | ไม่มี | - | - | +-------------------+-----------------------+-----------+----------+----------+ 3. ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากปัจจัยภายนอก +-------------------+-----------------------+-----------+----------+----------+ | รายการ | ผลกระทบ | ความรุนแรง | การแก้ไข | ความสำคัญ | | | | ของปัญหา | | | +-------------------+-----------------------+-----------+----------+----------+ | 3.1 ผู้ผลิตวัตถุดิบ | อยู่ระหว่างการตรวจสอบ | รุนแรง | จัดซื้อจากผู้ | มาก | | | | | ผลิตรายอื่น | | +-------------------+-----------------------+-----------+----------+----------+ | 3.2 ผู้ขาย HARD WARE| อาจจะส่งมอบสินค้าให้ไม่ได้ | ไม่รุนแรง | จัดซื้อจากผู้ | ปานกลาง | | | | | ผลิตรายอื่น | | +-------------------+-----------------------+-----------+----------+----------+ แผนการแก้ไขปัญหา คณะทำงานที่ตั้งขึ้นประกอบด้วย PROJECT SPONSOR รองกรรมการผู้จัดการ 2 PROJECT MANAGER & TECHNICAL LEADER ผู้จัดการแผนกคอมพิวเตอร์ ....6/ - 6 - TEAM MEMBER 1 ผู้จัดการฝ่าย หรือตัวแทนทุกฝ่าย (จำนวน 20 คน) TEAM MEMBER 2 ผู้ช่วยผู้จัดการฝ่ายวิเคราะห์ และพนักงาน แผนกคอมพิวเตอร์ทุกคน (จำนวน 5 คน) หน้าที่ PROJECT SPONSOR สนับสนุนคณะทำงาน และสรุปผล การดำเนินงาน PROJECT MANAGER & TECHNICAL LEADER วางแผน ศึกษาหาวิธีการร่วมกับ TEAM MANAGER 2 สำรวจและดำเนิน การแก้ไข TEAM MEMBER 1 สำรวจเครื่องจักร เครื่องใช้ในฝ่ายที่มี หรือสงสัยว่าจะมีผลกระทบกับปี ค.ศ.2000 TEAM MEMBER 2 แก้ไข PROGRAM ต่างๆ ที่เขียนเอง และ ช่วย PROJECT MANAGER สรุปการแก้ปัญหาจะใช้ทีมงานของบริษัทฯ เอง ในการวิเคราะห์ ตรวจสอบ และแก้ปัญหา ทั้งหมด โดยมีการอ้างอิงกับบริษัทผู้ขายในการขอคำปรึกษาเพื่อแก้ไขปัญหาแต่ละเรื่อง และตรวจสอบ ข้อมูลต่างๆ จากทาง INTERNET เพื่อปรับปรุงข้อมูลการแก้ปัญหาให้ถูกต้องล่าสุดอยู่เสมอ ประมาณ การค่าใช้จ่ายทั้งโครงการคาดว่าไม่เกิน 100,000.00 บาท (หนึ่งแสนบาทถ้วน) การดำเนินการแก้ไขปัญหาในปัจจุบัน ณ เวลาปัจจุบัน โปรแกรมทุกโปรแกรม และอุปกรณ์ทุกตัวถูกตรวจสอบเสร็จแล้ว และกำลัง อยู่ในระหว่างการแก้ไขปรับปรุงโปรแกรม และทดสอบโปรแกรม ซึ่งคาดว่าขั้นตอนการทดสอบจะแล้ว เสร็จในเดือนธันวาคม 2541 และจะเริ่มใช้งานจริงในเดือนมกราคม 2542 เป็นต้นไป ....7/ - 7 - บทวิเคราะห์และคำอธิบายของฝ่ายบริหาร ปัญหาปี ค.ศ. 2000 หรือปัญหา Y2K จะมีผลกระทบในการบันทึกวันที่ของระบบคอมพิวเตอร์ บางระบบ ฉะนั้น จึงมีผลกระทบต่อองค์กรที่นำระบบคอมพิวเตอร์มาใช้งาน ผลกระทบนี้จะมีมากหรือ น้อยขึ้นอยู่กับปริมาณและส่วนขององค์กรที่นำเครื่องมือนี้ไปใช้ สำหรับการเตรียมความพร้อมเพื่อ รองรับกับปัญหาดังกล่าว บริษัทฯ ได้ตั้งคณะทำงานสำรวจอุปกรณ์ต่างๆ แล้ว ปรากฎว่า ส่วนใหญ่ บริษัทฯ จะใช้งานที่ระบบข้อมูลและระบบบัญชี (GENERAL LEDGER) นอกจากนั้น จะมีใช้ในระบบ การผลิตและระบบสื่อสารบ้าง และเมื่อพิจารณาถึงผลกระทบที่อาจจะเกิดขึ้น พบว่าระบบบัญชีและ ระบบการผลิตไม่ได้รับผลกระทบจากปัญหาปี ค.ศ. 2000 ที่จะได้รับผลกระทบบ้างคือระบบสื่อสาร ซึ่งสามารถแก้ไขได้ด้วยเจ้าหน้าที่ของบริษัทฯ สำหรับส่วนที่จะได้รับผลกระทบอีกระบบหนึ่ง คือระบบ ข้อมูล แต่เนื่องจากระบบนี้เป็นโปรแกรมที่บริษัทฯ พัฒนาขึ้นมาใช้เอง จึงสามารถทำการแก้ไขได้ ด้วยเจ้าหน้าที่ของบริษัทฯ เช่นกัน และขณะนี้ได้แก้ไขไปหลายส่วนแล้ว ซึ่งคาดว่าจะสามารถแก้ไข ให้แล้วเสร็จได้ภายในเดือนกันยายนหรือเดือนตุลาคมปีนี้เป็นอย่างช้า ท้ายที่สุดคือผลกระทบที่เกิดขึ้น ต่อโปรแกรมสำเร็จรูป เช่น โปรแกรมเครือข่าย โปรแกรมอำนวยการของระบบ (OPERATION SYSTEM) ซึ่งต้องรอให้ผู้ผลิตทำชุดปรับปรุงออกวางตลาดก่อน ตลอดจนอุปกรณ์บางชิ้นที่จะต้องติดตั้ง เสริมให้เครื่องเก่าให้แสดงวันที่ได้ถูกต้อง โดยคาดว่าค่าใช้จ่ายทั้งโครงการไม่เกิน 100,000.00 บาท (หนึ่งแสนบาทถ้วน) ถึงแม้ว่า บริษัทฯจะสามารถทำการแก้ไขปรับปรุงระบบคอมพิวเตอร์ของบริษัทฯ เพื่อรองรับ ปัญหาที่เกิดจากปี ค.ศ. 2000 ได้ แต่บริษัทฯ ก็ยังมีความเสี่ยงต่อการที่บริษัทอื่นที่บริษัทดำเนิน ธุรกิจด้วยจะไม่สามารถแก้ไขปรับปรุงระบบได้ทันการ อย่างไรก็ดี บริษัทฯคาดว่าผลกระทบดังกล่าว บริษัทฯ สามารถแก้ไขได้ โดยเฉพาะผู้จำหน่ายวัตถุดิบ เช่น น้ำตาล ก๊าซคาร์บอนไดออกซ์ไซด์และ หัวน้ำเชื้อ โดยมีวัตถุดิบสำรองไว้ให้เพียงพอประมาณ 2-3 สัปดาห์ หากจำเป็น ....8/ - 8 - การรับรองความถูกต้องของข้อมูล " ข้าพเจ้าได้ตรวจสอบข้อความและข้อมูลในแบบรายงานฉบับนี้แล้ว ขอรับรองว่าข้อความ และข้อมูลดังกล่าวถูกต้องครบถ้วนไม่เป็นเท็จ ไม่ทำให้ผู้อื่นสำคัญผิด หรือขาดข้อความที่ควรต้อง แจ้งในสาระสำคัญอันอาจทำให้ผู้ถือหรือผู้เข้าซื้อหลักทรัพย์เสียหาย ในกรณีนี้ เพื่อเป็นหลักฐานว่าเอกสารทั้งหมดเป็นเอกสารที่ข้าพเจ้าได้รับรองความถูกต้อง ที่เป็นชุดเดียวกัน ข้าพเจ้าได้มอบหมายให้ น.ส.สุดาลักษณ์ เบราวนะกุล เป็นผู้ลงลายมือชื่อกำกับ เอกสารนี้ไว้ทุกหน้าด้วย หากเอกสารใดไม่มีลายมือชื่อของ น.ส.สุดาลักษณ์ เบราวนะกุล กำกับ ไว้ ข้าพเจ้าจะถือว่าไม่ใช่ข้อมูลที่ข้าพเจ้าได้รับรองความถูกต้องของข้อมูลไว้ ชื่อ ตำแหน่ง ลายมือชื่อ 1. ร้อยตรี ไพโรจน์ รัตตกุล กรรมการผู้จัดการ ..................... 2. น.ส.สมรลักษณ์ มหาสมิติ กรรมการ ..................... 3. น.ส.โอษริศ อมาตยกุล กรรมการ .................... 4. นางปริยา จีระพันธุ์ กรรมการ ..................... ชื่อ ตำแหน่ง ลายมือชื่อ ผู้รับมอบอำนาจ น.ส.สุดาลักษณ์ เบราวนะกุล ผู้จัดการแผนกธุรกิจหลักทรัพย์ ............"